איך מתכננים לו״ז אירועים לחברות בישראל?

אירועי חברה אינם רק הזדמנות לבריחה קלה מהשגרה, אלא גם כלי מרכזי לשימור עובדים, לחיזוק המוטיבציה ולבניית קשרים חברתיים בתוך הארגון. כאשר העובדים חשים שמשקיעים בהם וברווחתם, הם מפתחים תחושת שייכות ומחויבות עמוקה יותר, מה שמשפיע ישירות על יעילות העבודה ועל שביעות הרצון ממקום העבודה. מעבר לכך, אירועי חברה מהווים הזדמנות לפתח שיח בלתי פורמלי בין צוותים שונים ולשפר את שיתוף הפעולה בארגון.

תכנון אירועי חברה: מה חשוב לדעת?

הגדרת מטרות האירוע לפני הכל, חשוב להבין מה רוצים להשיג: יום גיבוש וכיף, אירוע חגיגי, או אולי סדנה מקצועית? הגדרה ברורה של המטרה תכתיב את אופי האירוע, את מיקומו, את סוג הספקים שיש לפנות אליהם וכן את תכניו.

בחירת מקום וספקים: אולם אירועים, מתחם חיצוני, או אפילו משרד החברה לכל מקום יתרונות וחסרונות משלו.
היערכות טכנית: ציוד הגברה, הקרנה, תאורה ועוד.
תיאום משתתפים: דאגה ללו”ז שנוח לרוב העובדים, שליחת הזמנות והתחשבות בעומסים בלוח השנה.

מדידת הצלחה בתום האירוע, מומלץ לאסוף משוב מהעובדים: באמצעות סקרים קצרצרים, ראיונות או נתונים אובייקטיביים (למשל ירידה בהיעדרויות או עלייה במדדי שביעות הרצון). כך ניתן להבין מה עבד היטב ומה דורש שיפור לאירועים הבאים.

בניית תוכנית שנתית לאירועי חברה

תכנון שנתי מראש

ברוב החברות, התכנון השנתי של האירועים מתחיל כבר בדצמבר או ינואר. בחברות גדולות במיוחד, מתחילים לפעמים חצי שנה לפני כל אירוע משמעותי. תכנון מוקדם מאפשר לשריין ספקים איכותיים ולגבש תוכנית ארוכת טווח.

זיהוי אבני דרך לאורך השנה

חגים ומועדים: פורים, פסח, ראש השנה וחנוכה.
אירועים עסקיים: סיכומי רבעון, השקות מוצרים, סוף שנה עסקית.
אירועים פנימיים: ימי הולדת של החברה, ציון הישגים או ימי גיבוש.

כדאי לרכז בטבלה שנתית את כל התאריכים החשובים ולסמן אילו אירועים הם חובה ואילו אפשרי לשלב כמומלצים.

התאמת סוג האירוע לעונה

- חגים “שמחים”: למשל פורים, שבועות וחנוכה, מתאימים למסיבות קלילות והופעות בידוריות.
- תקופות רציניות יותר: הרמת כוסית לפסח או לסוף שנה, בדרך כלל בעלי אופי רשמי יותר.

מתי מבצעים את התכנון בפועל?

- - אירועי סוף/תחילת שנה עברית (ראש השנה וסוכות): לרוב מתוכננים ביולי-אוגוסט.
  - אירועי פסח: מתוכננים בינואר-פברואר.
  - אירועי קיץ/ימי כיף: בדרך כלל בין אפריל למאי.
  - אירועי סוף שנה אזרחית: מתוכננים בספטמבר-אוקטובר.
  אירועים קטנים: לעיתים חודש-חודשיים מראש מספיקים לגיבוש הקונספט והפקתו.

תכנון התקציב לאירועי חברה

תקציב שנתי מוגדר

ברוב הארגונים, מחלקת הכספים מגדירה מראש סכום כולל לרווחה ולאירועי חברה. הסכום עשוי להיקבע כאחוז מסך השכר השנתי או כסכום קבוע לכל עובד.

מה משפיע על גובה התקציב?

גודל החברה ככל שהארגון גדול יותר, התקציב פר עובד עשוי לרדת או לעלות, תלוי בהיקף ובחשיבות שההנהלה מייחסת לאירועים.
סוג האירועים יש הבדל בין אירוע גדול וחגיגי לבין סדרה של פעילויות קטנות.
מיקום האירוע מתחם חיצוני או אירוע בתוך המשרדים.
כיבוד ואוכל עלויות המזון והמשקאות יכולות להיות חלק מרכזי בהוצאה.

תוכן והפעלות מופעים, מרצים אורחים, סדנאות ואטרקציות.

חלוקת התקציב לפי סדר עדיפויות

לרוב נהוג לקיים אירוע מרכזי אחד או שניים בשנה (שבדרך כלל לוקחים 50%-70% מהתקציב), ואילו שאר התקציב מיועד לאירועים משניים וקטנים יותר. לדוגמה, בחברה המונה כ 100 עובדים עם תקציב שנתי של 500,000 ש”ח, החלוקה עשויה להיראות כך:

אירוע שנתי גדול (ראש השנה או סוף שנה): כ 250,000 ש”ח.
יום כיף קיץ: כ 100,000 ש”ח.
אירוע פורים / חנוכה: כ 70,000 ש”ח.
אירועים קטנים (הרמות כוסית, מתנות, פעילויות שוטפות): כ 80,000 ש”ח.

כל ארגון מתאים את אופי האירועים והסכומים לפי התרבות הארגונית והיכולות הכלכליות שלו.

שילוב חגים ישראליים בלו״ז אירועי החברה

בישראל, החגים והתקופות המיוחדות מהווים עוגן משמעותי בתכנון אירועים, מאחר שהם מביאים עמם אווירת חג ואפשרות טבעית לשבירת השגרה. לכל חג יש את האופי הייחודי שלו, המשפיע על תוכן האירוע, על רמת המעורבות של העובדים ועל הנכונות שלהם לקחת בו חלק.

פורים (מרץ)

למה חוגגים? חג שמח וקליל, מאפשר לצאת מהמסגרת הרגילה עם מסיבות צבעוניות ומופעי בידור.
כמה חופש? חצי יום בערב החג, ויום חופש מלא בפורים עצמו (משתנה בהתאם למדיניות המעסיק).
גישת העובדים: למרות שהעובדים עדיין בעיצומה של השנה, אווירת התחפושות והכיף הופכת את האירוע לחיובי ומרענן.

ערב פסח / הרמת כוסית (אפריל)

למה חוגגים? חג של התחדשות וניקיון, נקודת ציון לרבעון הראשון ואפשרות לומר “תודה” לעובדים.
כמה חופש? ערב חג מקוצר ויום חג, לעיתים חופשות מרוכזות בחול המועד.
גישת העובדים: רבים מתכננים חופשה משפחתית, כך שאירוע חברה בתקופה הזו תורם לתחושת שותפות לפני שכולם מתפזרים.

יום העצמאות (מאי)

למה חוגגים? חג לאומי, אווירה ישראלית ופטריוטית, מתאים לאירועים עם משחקים ופעילויות מגבשות.
כמה חופש? יום אחד.
גישת העובדים: החג מגיע אחרי יום הזיכרון, ולכן העובדים נוטים לאנרגיה חיובית ולרצון לחגוג.

ראש השנה וסוכות (ספטמבר-אוקטובר)

למה חוגגים? סוף שנה עברית, הזדמנות לסיכומים ולחגיגות לפני תחילת השנה החדשה.
כמה חופש? ימי חופשה מרוכזים לסוף השנה העברית.
גישת העובדים: אווירת מעבר, לצד תכנון לקראת סוף השנה העסקית והאתגרים שיבואו בהמשך.

חנוכה (דצמבר)

למה חוגגים? חג של אור ומשפחתיות, ניתן לקיים אירועים קלילים ואינטימיים.
כמה חופש? אין חופשה רשמית, אך יש הורים הנאלצים לקחת חופש בגלל הילדים.
גישת העובדים: אווירה חגיגית אך ללא עצירה מוחלטת של העבודה אירועים קטנים יכולים להשתלב נהדר.

סוף שנה אזרחית (דצמבר - ינואר)

למה חוגגים? זמן לסיכום שנתי, תכנון מטרות לשנה הבאה, ואווירת “כריסמס” בינלאומית.
כמה חופש? אין חופשה רשמית בישראל, אך בחלק מהחברות נהוג לתת יום חופש ב-1 בינואר.
גישת העובדים: עוסקים בסיכומי שנה, אך פתוחים לאירוע שחותם את השנה בחגיגיות ובאופטימיות.

מתי כדאי לשלב מופע סטנדאפ?

מופע סטנדאפ מוסיף אלמנט הומוריסטי וקליל לאירוע החברה, ומשתלב מצוין כאשר רוצים ליצור אווירה בלתי פורמלית ולשבור את הקרח. בין המועדים המבוקשים:
אירועי פורים: מתעצמים באווירת תחפושות והומור.
ערבי גיבוש או מסיבות סוף שנה: כשהמטרה היא לסיים את השנה בצחוק ובאופטימיות.

תקציב למופע סטנדאפ

העלות תלויה בגודל החברה, בבחירת האמן ובהיקף ההפקה:

חברות בינוניות: עשויות להקצות בין 10,000-15,000 ש”ח.
חברות גדולות: עשויות להשקיע 25,000-50,000 ש”ח ואף יותר, כולל עלויות במה, תאורה, הגברה והפקה נוספת.

מופע מקצועי יכול לשדרג את האירוע בצורה משמעותית, להפוך אותו לבלתי נשכח ולהותיר בקרב העובדים תחושה חיובית עוד זמן רב לאחר סיום החגיגות.

תכנון אירועי חברה מוצלח מבוסס על שילוב בין מטרות ברורות, התאמה לקהל היעד והקצאת תקציב נכונה. תכנון שנתי שמנצל את המועדים והחגים הקיימים יכול ליצור רצף אירועים מהנה, המלכד את העובדים ומגביר את שביעות הרצון הכללית. בין אם מדובר במסיבה קלילה בפורים, בהרמת כוסית חגיגית לפסח או באירוע סוף שנה מרגש, הקפדה על כל פרט מתוכן האירוע ועד חוויית המשתתפים היא זו שהופכת אירוע חברה למוצלח באמת.

חברת “ארטיסט ניהול וייצוג אמנים” בעלת ניסיון רב בניהול סטנדאפיסטים, בנוסף החברה מפיקה ומחברת בין עסקים לאמנים בהתאם לדרישות ולתקציב החברה. לפרטים נוספים והזמנת אמנים לאירועים ולפרטים נוספים צרו קשר