טעויות נפוצות בתכנון אירועי חברה (ואיך להימנע מהן)

תכננתם אירוע חברה מושלם, המקום מעולה, האוכל טעים, והאורחים מתרגשים. אבל אז מגיע רגע הבידור ומשהו לא עובד. האמן לא מצליח לחבר לקהל, האווירה נופלת, ואתם תוהים איפה טעיתם.

במאמר הזה נעבור על הטעויות הכי שכיחות שעושים, מבחירה לא נכונה של האמן לקהל ועד בעיות טכניות שהורסות את ההופעה. לכל טעות נסביר למה היא קורית, מה ההשלכות שלה, ובעיקר, איך להימנע מהטעויות ולהבטיח שהאירוע שלכם יהיה הצלחה מסחררת.

המאמר נועד ל:

מנהלי משאבי אנוש (HR) האחראים על תכנון של אירועי החברה השנתיים
מארגני אירועים פנימיים בחברות בינוניות וגדולות
מנהלים שקיבלו על עצמם לארגן אירוע גיבוש, מסיבת חנוכה, או אירוע הוקרה
בעלי עסקים ויזמים של חברות קטנות-בינוניות שרוצים לארגן אירוע לצוות
ועדי עובדים שמתכננים אירועים חברתיים
מזכירות ואנשי מנהל שמקבלים את המשימה לארגן את האירוע

בקיצור, כל אחראי על תכנון אירוע חברה בפעם הראשונה, או מי שעשה את זה כבר ורוצה להימנע מטעויות שעשה בעבר.

לא להתאים את הבידור לקהל

אתם מזמינים סטנדאפיסט צעיר ואנרגטי עם הומור של דור הטיקטוק לאירוע חברה שהממוצע בה הוא 50 פלוס. או להפך, בוחרים אמן ותיק שמדבר על נוסטלגיה לחברת סטארט-אפ שהצוות כולו בן 25.

התוצאה? שתיקה מביכה, חיוכים מנומסים, והרבה מבטים בטלפון. הטעות הזאת קורית כי רוב האנשים בוחרים לפי מי שהם ראו לאחרונה או מי שמצחיק אותם אישית, בלי לחשוב על הקהל שיהיה באירוע.

זה נכון גם לתוכן של המופע, אמן עם הומור פרובוקטיבי ונועז יכול להיות מעולה לחברת היי-טק צעירה עם תרבות פתוחה, אבל יהרוס לכם אירוע בחברה שמרנית או משפחתית.

אם בחברה שלכם יש עובדים ממגזרים שונים, רקעים תרבותיים שונים, או דתיים וחילוניים יחד, אתם צריכים אמן שיודע לדבר לכולם בלי לפגוע באף אחד.

לפני שבוחרים אמן, תשאלו את עצמכם: מי באמת יהיה באירוע? מה הגיל הממוצע? מה התרבות הארגונית? האם זו חברה צעירה ופתוחה או בוגרת ומסורתית יותר? תשובות לשאלות האלה יובילו אתכם לאמן הנכון.

לחכות לתקציב ולהזמין בדקה ה-90

אירוע החברה בעוד שלושה שבועות, והבוס פתאום נזכר שלא דאגנו לבידור, אתם מתחילים להתקשר למשרדי אמנים, ומגלים שכל מי שרציתם תפוס. אורי חזקיה? תפוס מינואר. ארז שלם? יש לו עוד הופעה באותו ערב. יוסי גבני? הלוח שלו מלא לשלושה חודשים קדימה.

הטעות הזאת קורית כי אנשים לא מבינים שסטנדאפיסטים טובים הם כמו מסעדות מובילות, צריך להזמין מקום מראש. הם עובדים בלוח שנתי, עם הופעות קבועות במועדונים, אירועי חברות, והופעות פרטיות.

חודשים דצמבר-ינואר תפוסים כבר באוקטובר. החגים, תפוסים חודשים קדימה. אתם נאלצים לבחור את מי שזמין, ולא את מי שמתאים לקהל שלכם.

הזמנות דחופות עולות יותר. הזמנות מהרגע להרגע עולות יותר, לפעמים אמן צריך להזיז מופע בשביל להופיע אצלכם וזה כרוך בהפסד כספי.

חשוב לתכנן את הבידור לאירוע יחד עם תכנון האירוע עצמו. ברגע שיש תאריך למקום, הזמינו את האמן. לוח זמנים טוב זה 2-3 חודשים לפני האירוע לפחות. בתקופות עמוסות (חגים, סוף שנה) מומלץ 4-6 חודשים מראש.

לחסוך בדברים הלא נכונים

אז יש לכם 100,000 ש״ח לאירוע. האוכל עולה 40,000, המקום 30,000, אז נשארו לנו 30,000 ש״ח לבידור. רגע, אולי נוסיף מתנה לעובדים ונוריד את הבידור ל-20,000, בטח נמצא מישהו טוב גם בסכום הזה.

ואז מגיע האירוע. האוכל מעולה, המקום יפהפה, אבל הבידור, בינוני. האמן לא ממש מתחבר, האנרגיה נמוכה, ובסוף האנשים זוכרים בעיקר שהבידור היה סבבה ולא יותר. זה מה שקורה שחוסכים במקום הלא נכון.

הטעות הזאת קורית כי אנשים לא מבינים שהבידור הוא מה שהאורחים יזכרו. שלושה ימים אחרי האירוע אף אחד לא יזכור אם הייתה מנה רביעית או שלישית, אבל כולם יזכרו אם הסטנדאפיסט היה מצחיק או משעמם.

הבידור הוא השיא של הערב, הרגע שבו כולם מפסיקים לדבר ביניהם ומתמקדים בבמה. אם הרגע הזה חלש, כל האירוע מרגיש חלש. וזה לא רק האמן עצמו. חברות מנסות לחסוך גם בציוד טכני, מוותרים על מערכת הגברה מקצועית. התוצאה היא אמן שלא שומעים אותו, או שהקול מעוות, ואז כל ההשקעה באמן הטוב הלכה לטמיון.

תחשבו על הבידור של האירוע השקעה הכי חשובה באירוע. עדיף אירוע עם אוכל סביר ובידור מעולה מאשר אוכל מפואר ובידור חלש. אם התקציב מצומצם, אל תורידו מאיכות האמן, תמצאו דרכים אחרות לחסוך. ותמיד תשקיעו בציוד טכני מקצועי, מיקרופון טוב, הגברה נכונה, ותאורה בסיסית. בלי זה, גם האמן הכי טוב ישמע ויראה רע.

לא להכין בריף אירוע חברה למשרד אמנים או לאמן

אתם שולחים פרטים טכניים למשרד ניהול. קליק. זהו. אתם חושבים שעשיתם את העבודה, והאמן יבין מעצמו מה צריך. ואז הוא מגיע לאירוע, עולה לבמה, ומתחיל לדבר על הנושאים שרציתם להימנע מהם. הוא עושה בדיחה על המנכ”ל שבדיוק התפטר. הוא מדבר על עובדים עצלנים כשהמטרה הייתה לחזק מוטיבציה. הוא משתמש בהומור גס מול קהל שמרני. למה? כי הוא לא יודע.

הטעות הזאת קורית כי אנשים חושבים שאמן מקצועי יבין לבד או ידע לקרוא את החדר. אבל סטנדאפיסט הוא לא קוסם, הוא צריך מידע, וכמה שיותר, יותר טוב. הוא לא יודע שחצי מהחברה חרדים, או שיש מתח גדול בין המחלקות, או שהמנכ”ל שונא בדיחות על גיל. כל המידע הזה חיוני כדי שהאמן יוכל להתאים את החומר שלו בדיוק לאירוע שלכם.

תמיד תהיה לכם הזדמנות לשפוך כמה שיותר מידע מול משרד האמנים שידע לתדרך את הסטנדאפיסט, בנוסף תהיה לכם אפשרות גם לדבר עם האמן, אבל הדגש צריך להיות בזמן הכנה לפני המופע ולא ברגע האחרון.

אחרי שתעשו בריף מסודר עם כל ההתאמות שצריך מול חברת ניהול האמנים עם כל הפרטים הטכניים והדרישות. תתאמו מולם שיחה מסודרת עם האמן לפני האירוע. ספרו לו על התרבות הארגונית בקצרה, האם זו חברה רצינית או נינוחה, מה מטרת האירוע, חגיגה, גיבוש, הוקרה, מי הקהל – גיל, תפקידים, רקע תרבותי, נושאים אסורים, דמויות שאסור לגעת בהן, ככל שתעבירו יותר מידע, כך האמן יוכל לתפור את ההופעה בדיוק לצרכים שלכם.

לתזמן את המופע בזמן הלא נכון של האירוע

הכנתם לוח הזמנים נראה מושלם, 19:00 כניסה וקוקטייל, 20:00 ישיבה לארוחה, 20:15 ההופעה מתחילה. רק בעיה אחת ב-20:15 חצי מהאנשים עדיין מחכים למנה ראשונה, רבע עדיין בתור לבר, והשאר מנסים למצוא את השולחן שלהם. הסטנדאפיסט עולה לבמה, מתחיל לדבר, ואף אחד לא מקשיב כי כולם עסוקים באוכל, בשתייה, ובשיחות.

או האירוע התחיל ב-19:00, וב-23:00 סוף סוף מעלים את האמן. אבל חצי מהאנשים כבר הלכו הביתה, השאר עייפים, חלקם שתויים, והאנרגיה נגמרה. האמן נאבק להחיות את הקהל, אבל כבר מאוחר מדי.

הטעות הזאת קורית כי אנשים מתכננים את לוח הזמנים לפי מה שנוח להם או מה שנכנס בלוגיסטיקה, בלי לחשוב מתי הקהל יהיה הכי קשוב ואנרגטי.

יש חלון זמן מושלם למופע, והוא לא בהתחלה ולא בסוף, הוא באמצע, אחרי שכולם התיישבו אכלו ונרגעו, הספיקו לדבר אחד עם השני, אבל לפני שהתחילו להתעייף.

תכננו את ההופעה אחרי שהאנשים סיימו את לאכול ולפני הנאומים. זה בדרך כלל הרגע המושלם, כולם שבעים, רגועים, אבל עדיין ערים ואנרגטיים. אחרי המופע האנשים יהיו יותר סבלניים לשלב הנאומים, תאמו עם האמן את השעה המדויקת, תוודאו עם הצוות שכולם יודעים שהמופע הולך להתחיל ושום דבר לא מפריע.

לשכוח את מטרת האירוע

המנהל האחראי על האירוע מתלהב מסטנדאפיסט שהוא אוהב ומת להביא אותו לאירוע החברה, רק בעיה אחת, האירוע הזה כולל טקס הוקרה לעובדים ותיקים, ממוצע גיל 55, והמטרה היא להגיד להם תודה ולגרום להם להרגיש מוערכים.

הסטנדאפיסט מדהים ומצחיק אבל הוא לא המטרה של האירוע. אנשים בוחרים בידור לפי מי שהצחיק אותם אישית, או לפי מי שמפורסם, והם שוכחים לשאול, מה בעצם המטרה של האירוע.

אירוע גיבוש צריך בידור שיוצר חיבור והרבה אינטראקציה. אירוע חגיגה צריך בידור שמרים אנרגיות וגורם לכולם לצחוק ביחד. אירוע הוקרה צריך מופע בידור שגורם לאנשים להרגיש טוב ומוערכים.

לכל מטרה צריך סוג אחר של אמן. לפעמים מביאים אמן מפורסם מאוד רק בגלל השם שלו ומוניטין שהוא מביא, גם אם הוא לא ממש מתאים לאווירה או לקהל. כן, כולם התרשמו, אבל אם הסגנון שלו לא מתאים לקהל ולמטרה, זה לא באמת יעבוד.

לפני שבוחרים אמן, תשאלו את עצמכם: מה המטרה של האירוע הזה? מה אנחנו רוצים שאנשים ירגישו שהם הולכים הביתה? ואז בחרו אמן שהסגנון שלו משרת את המטרה הזאת. לרוב האמן הכי מתאים הוא לא הכי מפורסם, אבל הוא בדיוק זה שיגרום לאירוע שלכם להצליח לקלוע למטרה של האירוע, וזה הכי חשוב.

אף אחד לא נולד עם ידע איך לארגן אירועי חברה מושלמים. זו מיומנות נרכשת, ולרוב לומדים מטעויות. עכשיו יש לכם יתרון, אתם יכולים ללמוד מהטעויות של אחרים במקום לעשות אותן בעצמכם. החדשות הטובות הן שרוב הטעויות האלה אפשר למנוע. לא צריך תקציבים אדירים או ניסיון של שנים, צריך רק תכנון נכון, תקשורת ברורה, ומעט חשיבה מראש. ההשקעה בזמן לפני האירוע תחסוך לכם המון כאב ראש ואכזבות. אירוע חברה מוצלח הוא הזדמנות לחזק את הצוות ולצור זיכרונות משותפים. הבידור הנכון יכול להפוך אירוע סטנדרטי לחוויה שהעובדים שלכם יזכרו חודשים אחרי. ואם אתם צריכים עזרה בתכנון האירוע, ספרו לנו על האירוע שלכם, ואנחנו נעזור לכם למצוא את האמן המושלם בשבילכם.

ארטיסט ניהול וייצוג אמנים מתמחה בליווי מקצועי של סטנדאפיסטים ומביאה ניסיון רב בניהול, שיווק ומיתוג אמני במה. בנוסף, החברה מפיקה אירועים ומחברת בין אמנים לעסקים בהתאם לדרישות, לסגנון ולתקציב.